À la base, les logiciels de caisse sont des systèmes informatiques intégrés à un terminal de caisse, ce qui permet aux commerçants de détail ainsi qu’aux prestataires de service de gérer plus simplement et plus rapidement les encaissements. Ils remplacent les caisses enregistreuses classiques et présentent l’avantage de sauvegarder l’ensemble des données collectées à la suite d’une transaction. De plus, ces outils modernes offrent la possibilité d’assurer la gestion des stocks et la gestion comptable.
Un logiciel de caisse iPad
Il est envisageable d’intégrer un
logiciel de caisse sur un ordinateur ou sur une tablette. Ainsi, certains modèles sont conçus pour être utilisés sur un iPad, comme celui présenté sur le site
tactill.com. L’équipement de base comprend une imprimante de tickets de caisse et un tiroir-caisse qui sont connectés en Bluetooth à l’iPad. Par la suite, il est toujours possible d’ajouter d’autres périphériques sur un
logiciel de caisse iPad, tels qu'un lecteur de code barre ou une imprimante par exemple. Cette solution est très intéressante sur le plan financier, car elle permet de limiter les investissements. En effet, il suffit de procéder au téléchargement d’un logiciel d’encaissement en ligne, sachant qu'il existe des programmes adaptés à chaque activité. Les forfaits sont calculés en fonction des modules qui sont nécessaires au commerçant ou au prestataire de service ; les abonnements comprennent la mise à jour du logiciel et la maintenance.
Les différentes possibilités d’un logiciel de caisse
En choisissant d’utiliser ce type de logiciel pour l’encaissement, les commerçants de détail et les prestataires de service bénéficient d’un outil très souple qui leur garantit la pérennité des informations. Ils peuvent ainsi mieux connaitre les besoins de leurs clients et gérer des programmes de fidélité qui y sont parfaitement adaptés. Ce système leur offre également la possibilité de suivre leur activité en temps réel et d’éditer un rapport d’activité au quotidien. Dans ces conditions, ils peuvent mieux gérer leurs stocks et dès lors leurs commandes.
La législation sur les logiciels de caisse
À l’heure actuelle, la législation française n’oblige pas les commerçants et les prestataires de service à être équipés d’un logiciel de caisse. En revanche, depuis 2018, tous les professionnels qui sont soumis à la TVA et dont la clientèle est composée de particuliers, même en partie seulement, doivent apporter la preuve qu’ils utilisent un logiciel sécurisé. Ils sont donc tenus de demander un certificat de conformité à leur fournisseur. Ce document doit justifier que le logiciel répond en tous points aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage. Le non-respect de cette obligation est passible d’une amende de 7 500 € par logiciel non conforme.
